Η νομιμοποίηση των εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και η χρηματοδότηση της τρομοκρατίας αποτελούν πηγή σοβαρής ανησυχίας για το χρηματοπιστωτικό σύστημα των χωρών/ μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και την ασφάλεια των πολιτών της. Η Διοίκηση της MetalLogic, αντιλαμβανόμενη την βαρύτητα του ζητήματος, των νομικών συνεπειών που μπορούν ανακύψουν από τέτοιες δραστηριότητες, καθώς και τις επιπτώσεις που θα έχουν τόσο στη φήμη και την αξία της εταιρείας, όσο και στο προσωπικό της, διατηρεί διαφάνεια ως προς τις συναλλαγές της, ενώ μεριμνά για την νομιμότητα όλων των δραστηριοτήτων και ενεργειών της. Για το λόγο αυτό, η MetalLogic συμμορφώνεται πλήρως με τον Ν. 4557/2018 για την πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης των εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και τη χρηματοδότηση της τρομοκρατίας
ΟΡΙΣΜΟΙ - ΣΥΝΤΜΗΣΕΙΣ
ΞΒΧ/ΧΤ: Σύντμηση του όρου «Ξέπλυμα Βρώμικου Χρήματος / Χρηματοδότηση της Τρομοκρατίας». Οι όροι Ξέπλυμα Βρώμικου Χρήματος και Νομιμοποίηση Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες έχουν την ίδια έννοια.
Πολιτική: Η παρούσα πολιτική της MetalLogic για την αντιμετώπιση του κινδύνου ΞΒΧ/ΧΤ.
Υπεύθυνος Συμμόρφωσης: Στην περίπτωση της MetalLogic, Υπεύθυνος Συμμόρφωσης είναι το πρόσωπο που ορίζεται σε εταιρικό επίπεδο (κατ’ εφαρμογή και των διατάξεων των άρθρων 36 και 38 του νόμου 4557/2018) προκειμένου να συντονίζει τις δραστηριότητες των Υπευθύνων Συμμόρφωσης όλων των συναλλασσόμενων μερών της εταιρείας και να ανταλλάσσει με αυτούς τις σχετικές πληροφορίες, όπου απαιτείται.
Μέτρα Δέουσας Επιμέλειας: Τα μέτρα που εφαρμόζει η Εταιρεία για την πρόληψη περιστατικού νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
Σχέσεις ή συναλλαγές εξ’ αποστάσεως: Κάθε συναλλαγή ή σχέση χωρίς τη φυσική παρουσία του πελάτη στην ίδια φυσική τοποθεσία όπου βρίσκεται η εταιρεία ή το πρόσωπο που ενεργεί εξ’ ονόματος της εταιρείας. Η έννοια αυτή περιλαμβάνει τις περιπτώσεις πιστοποίησης της ταυτότητας του πελάτη με σύνδεση μέσω βίντεο ή με παρόμοια τεχνολογικά μέσα.
Περιστασιακή Συναλλαγή: Συναλλαγή η οποία δεν πραγματοποιείται στο πλαίσιο επιχειρηματικής σχέσης
Κίνδυνος: Οι επιπτώσεις και οι πιθανότητες ΞΧ/ΧΤ.
Διάθεση Ανάληψης Κινδύνου: Το επίπεδο κινδύνου που η εταιρεία είναι έτοιμη να αποδεχθεί.
Παράγοντες Κινδύνου: Παράμετροι οι οποίες είτε μεμονωμένα, είτε σε συνδυασμό ενδέχεται να αυξήσουν ή να μειώσουν τον κίνδυνο ΞΧ/ΧΤ που προκύπτει από μια επιμέρους επιχειρηματική σχέση ή περιστασιακή συναλλαγή.
Πηγή των Κεφαλαίων: Η προέλευση των κεφαλαίων που εμπεριέχει μια επιχειρηματική σχέση ή περιστασιακή συναλλαγή.
Πηγή του Πλούτου: Η προέλευση του συνολικού πλούτου του πελάτη π.χ. κληρονομιά ή αποταμιεύσεις.
Εκτίμηση Κινδύνου (Risk Assessment): Η εκτίμηση του βαθμού του κινδύνου σχετικά με το είδος και το μέγεθος της συναλλαγής αλλά και αν ο πελάτης ανήκει στον κατάλογο των τρίτων χωρών.
Μέτρα Απλουστευμένης Δέουσας Επιμέλειας: Τα μέτρα που εφαρμόζονται όταν εκτιμάται ότι ο κίνδυνος δεν είναι αυξημένος.
Μέτρα Αυξημένης Δέουσας Επιμέλειας: Τα μέτρα που εφαρμόζονται όταν εκτιμάται ότι ο κίνδυνος για ΞΧ/ΧΤ είναι αυξημένος.
ΠΕΠ: (Πολιτικώς Εκτεθειμένα Πρόσωπα) Είναι τα φυσικά πρόσωπα στα οποία έχε ανατεθεί σημαντικό δημόσιο λειτούργημα πχ αρχηγοί κρατών και κυβερνήσεων, υπουργοί, υφυπουργοί, γενικοί και ειδικοί γραμματείς, μέλη κοινοβουλίων, μέλη ανώτατων δικαστηρίων αρμόδιων για την έκδοση αμετάκλητων αποφάσεων, πρεσβευτές, ακόλουθοι, υψηλόβαθμοι αξιωματικοί των ενόπλων δυνάμεων, μέλη διοικητικών διαχειριστικών ή εποπτικών οργάνων ανεξάρτητων αρχών Ν.Π.Π.Δ. ή δημόσιων οργανισμών, οι άμεσοι στενοί συγγενείς αυτών (σύζυγος ή σύντροφος που εξομοιώνεται με σύζυγο σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία, οι γονείς, τα παιδιά και οι σύζυγοί τους, τα πρόσωπα που είναι γνωστά ως στενοί συνεργάτες αυτών.
ΠΕΔΙΟ ΚΑΙ ΜΕΣΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Η παρούσα πολιτική εκτείνεται και αφορά όλα τα συναλλασσόμενα και ενδιαφερόμενα μέρη, για το λόγο αυτό η γνωστοποίησή της γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο. Η συμμόρφωση με τα οριζόμενα από την πολιτική αυτή είναι υποχρεωτική και δεσμεύει τα μέρη να πράττουν ό,τι είναι εφικτό για την πρόληψη και καταστολή του ΞΒΧ/ ΧΤ. Η δέσμευση των ενδιαφερόμενων μερών ως προς τη συμμόρφωση με την παρούσα πολιτική επιδιώκεται με διάφορα μέσα, όπως η ενυπόγραφη δήλωση αποδοχής του Κώδικα Δεοντολογίας της MetalLogic, ή η συμπερίληψη και υπογραφή συγκεκριμένων όρων στα συμβατικά κείμενά της. Η MetalLogic επιδιώκει τη συνεχή ενημέρωση και εκπαίδευση των υπαλλήλων της σε θέματα καταπολέμησης του ΞΒΧ/ ΧΤ και τη συνεπή εφαρμογή κατά περίπτωση των απαιτούμενων ελέγχων και διαδικασιών. Η Διοίκηση της MetalLogic, κατόπιν εισηγήσεως του Υπεύθυνου Συμμόρφωσης, είναι αρμόδιο όργανο έγκρισης της παρούσας πολιτικής και επεξεργασίας της σε ενδεχόμενη ανάγκη αναθεώρησης της σε περίπτωση που:
- Προκύψουν σημαντικές αλλαγές στην οργανωτική δομή της εταιρείας
- Εισάγονται νέα προϊόντα ή υπηρεσίες ή υπάρχει ουσιώδης τροποποίηση υφιστάμενων παρεχόμενων προϊόντων/ υπηρεσιών
- Διαπιστώνονται μεταβολές σε σχετικό νομοθετικό/ κανονιστικό πλαίσιο
- Η εταιρεία κρίνει ότι είναι απαραίτητη η σχετική επεξεργασία και αναθεώρηση.
Ο Υπεύθυνος Συμμόρφωσης, μεριμνά για την ενημέρωση των υπαλλήλων της MetalLogic και την πλήρη σύμπλευσή τους με τις επιδιώξεις της για την εξάλειψη του κινδύνου ΞΒΧ/ ΧΤ.
MetalLogic
Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ
Η MetalLogic, το προσωπικό της, όσο και οι συνεργάτες της, προκειμένου να εξαλειφθεί ο κίνδυνος ΞΒΧ/ ΧΤ οφείλουν να συμμορφώνονται στα οριζόμενα από την παρούσα Πολιτική σύμφωνα με τα εξής:
- Κατανόηση και εφαρμογή της παρούσας πολιτικής όπως και όλων των μέτρων δέουσας επιμέλειας, όπως περιγράφονται σε αυτήν.
- Πληροφόρηση και ενημέρωση των συναλλασσόμενων με την MetalLogic ως προς την πολιτική που ακολουθεί
- Διαρκής εγρήγορση για τον εντοπισμό ύποπτων ή ασυνήθιστων συναλλαγών και συμπεριφορών πελατών και σχετική εσωτερική αναφορά σε περίπτωση ανακολουθίας της υφιστάμενης πολιτικής.
- Συμμετοχή σε εκπαιδευτικές ενέργειες που σχετίζονται με την ενημέρωση και την πρόληψη του φαινομένου ΞΒΧ/ ΧΤ.
- Εχεμύθεια και τήρηση του απορρήτου πληροφοριών, αναφορικά με πελάτες για τους οποίους διενεργούνται έρευνες ως προς τον εντοπισμό παράνομων δραστηριοτήτων.
- Άμεση ανταπόκριση ως προς τα αιτήματα των αρμόδιων στελεχών της MetalLogic ή του Υπεύθυνου Συμμόρφωσης για παροχή γραπτών, προφορικών ή άλλου είδους πληροφορίων σε σχέση με συναλλαγές πελατών και συνεργατών.
- Διασφάλιση του μέγιστου δυνατού επιπέδου ασφαλείας των πληροφοριών που καταχωρούνται και αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας
Προς εντοπισμό και αποφυγή περιστατικών ΞΒΧ/ΧΤ η MetalLogic εφαρμόζει διαδικασία δέουσας επιμέλειας υιοθετώντας μία σειρά μέτρων και εκτελώντας ποικίλες εργασίες. Τα μέτρα δέουσας επιμέλειας υλοποιούνται χρονικά από την MetalLogic πριν τη σύναψη της οποιασδήποτε επιχειρηματικής σχέσης ή τη διενέργεια συναλλαγών. Βασική προϋπόθεση αποτελεί η γνώση του συνεργάτη (KYP) και η γνώση του πελάτη (KYC). Με τον τρόπο αυτό η MetalLogic διασφαλίζει συγκεκριμένα μέτρα και προϋποθέσεις.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΜΕΤΡΩΝ ΔΕΟΥΣΑΣ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑΣ
Η MetalLogic, προκειμένου να διασφαλίσει την ασφάλεια και τη διαφάνεια των συναλλαγών και να εντοπίσει τις ασυνήθιστες/ ύποπτες συναλλαγές και δραστηριότητες των πελατών/ προμηθευτών με τους οποίους συνάπτει επιχειρηματικές σχέσεις λαμβάνει ποικίλα μέτρα και εκτελεί συγκεκριμένες εργασίες οι οποίες στο σύνολό τους ορίζονται ως «Διαδικασία Δέουσας Επιμέλειας».
Η διαδικασία εκτελείται χρονικά πριν από τη σύναψη οποιασδήποτε επιχειρηματικής σχέσης, σύμφωνα με το άρθρο 13 παρ. 1 και άρθρο 14 παρ.4 της Οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, ενώ επαναλαμβάνεται τακτικά καθ’ όλη τη διάρκεια της σχέσης/ συναλλαγής προς αποφυγή περιστατικού ΞΒΧ/ΧΤ. Επιπλέον, οι διαδικασίες εφαρμογής Μέτρων Δέουσας Επιμέλειας, λαμβάνουν τις ακόλουθες μορφές κλιμακούμενης έντασης, η οποία διαμορφώνεται αναλογικά, ύστερα από την εκτίμηση του κινδύνου, την ποσότητα και την ποιότητα των απαιτούμενων προς συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών. Η εκτίμηση του κινδύνου πραγματοποιείται με κάθε πρόσφορο μέσο όπως π.χ. αρνητικές αναφορές στα μέσα ενημέρωσης ή σε άλλες πηγές πληροφοριών. Δίνεται επίσης, ιδιαίτερη σημασία στην χώρα προέλευσης του πελάτη. Ειδικότερα, εάν η χώρα, από την οποία προέρχεται ο πελάτης, έχει χαρακτηριστεί ως χώρα με στρατηγικές ανεπάρκειες στο οικείο καθεστώς ΞΒΧ/ΧΤ σύμφωνα με το άρθρο 9 της Οδηγίας (ΕΕ) 2015/849. Καταβάλλεται κάθε προσπάθεια συλλογής πληροφοριών από περισσότερες από μία έγκυρες πηγές και εκτιμάται πόσο πολύπλοκη είναι η συναλλαγή και αν συνεπάγεται τη συμμετοχή πολλαπλών μερών ή πολλαπλών δικαιοδοσιών. Σημαντικό στοιχείο το οποίο η Διοίκηση της Εταιρείας λαμβάνει υπόψη πριν την υλοποίηση κάποιας συναλλαγής είναι σε ποιο βαθμό τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες είναι πρόσφορα, δηλαδή διευκολύνουν ή ενθαρρύνουν, συναλλαγές υψηλής αξίας που φέρουν μεγαλύτερο κίνδυνο περιστατικού ΞΒΧ/ΧΤ. Επιπλέον, εξετάζεται η σκοπιμότητα της συναλλαγής, αν δηλαδή ο σκοπός για τον οποίο πραγματοποιείται είναι νόμιμος και ο πελάτης συναλλάσσεται κατά το συνήθη τρόπο. Ένα ακόμη σημείο στο οποίο η εταιρεία δίνει πολύ μεγάλη προσοχή είναι εάν ο πελάτης έχει φυσική παρουσία και αν όχι, τότε η εταιρεία χρησιμοποιεί αξιόπιστη μορφή εξ’ αποστάσεως ΔΕΠ και λαμβάνει μέτρα για την αποτροπή ΞΒΧ/ΧΤ.
Οι μορφές Δέουσας Επιμέλειας είναι οι εξής:
- Απλουστευμένη Δέουσα Επιμέλεια
- Συνήθης Δέουσα Επιμέλεια
- Αυξημένη Δέουσα Επιμέλεια
Για την εφαρμογή του κατάλληλου βαθμού Μέτρων Δέουσας Επιμέλειας η Εταιρεία χρησιμοποιεί ένα ειδικά διαμορφωμένο ‘’εργαλείο’’ στο οποίο εισάγονται τα απαιτούμενα στοιχεία του υποψήφιου συνεργάτη. Η βαθμολογία που θα συγκεντρώσει καθορίζει είτε τον βαθμό των Μέτρων Δέουσας Επιμέλειας που θα εφαρμοστεί, είτε τον αποκλεισμό της συνεργασίας της εταιρείας μαζί του. Συγκεκριμένα:
- Βαθμολογία 0-10: Η Εταιρεία αποκλείει την συνεργασία
- Βαθμολογία 10-30: Αυξημένη Δέουσα Επιμέλεια
- Βαθμολογία 30-45: Απλουστευμένη Δέουσα Επιμέλεια
- Βαθμολογία 45 και άνω: Συνήθης Δέουσα Επιμέλεια.
Κατά την περίπτωση που η βαθμολογία του υποψήφιου συνεργάτη είναι στο όριο της αυστηρότερης βαθμίδας μέτρων δέουσας επιμέλειας γίνεται εκτίμηση σύμφωνα και με την εικόνα του συνεργάτη στην αγορά και βάσει της εμπειρίας που διαθέτει η MetalLogic στο χώρο επιλέγεται ο βαθμός των μέτρων επιμέλειας που θα εφαρμοστούν.
ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΜΕΝΗ ΔΕΟΥΣΑ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ
Η απλουστευμένη δέουσα είναι το χαμηλότερο επίπεδο δέουσας επιμέλειας που εφαρμόζεται σε έναν υποψήφιο πελάτη/ προμηθευτή όταν ο κίνδυνος ΞΒΧ/ΧΤ είναι εξαιρετικά περιορισμένος, είτε λόγω του είδους της συναλλαγής, είτε λόγω της αξίας της, είτε λόγω της φύσης της, είτε για άλλους λόγους που συντελούν στο δραστικό περιορισμό του προαναφερθέντος κινδύνου.
ΣΥΝΗΘΗΣ ΔΕΟΥΣΑ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ
Η συνήθης δέουσα επιμέλεια είναι το ελάχιστο επίπεδο δέουσας επιμέλειας που οφείλει να εφαρμόζει η Εταιρεία στην πλειοψηφία των επιχειρηματικών σχέσεων που συνάπτει καθώς και στις περιστασιακές συναλλαγές που αξία τους φτάνει έως και τα 2.000 ευρώ.
ΑΥΞΗΜΕΝΗ ΔΕΟΥΣΑ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ
Κατά τις περιπτώσεις που εκτιμάται ότι υπάρχουν αυξημένες πιθανότητες για περιστατικό ΞΒΧ/ΧΤ λαμβάνονται μέτρα αυξημένης δέουσας επιμέλειας. Ειδικότερα, αυξημένη δέουσα επιμέλεια εφαρμόζεται όταν υπάρχουν ενδείξεις ή στοιχεία ότι διενεργείται ή επιχειρείται ύποπτη ή ασυνήθης συναλλαγή ή όταν ο πελάτης/ προμηθευτής είναι υπήκοος χώρας που έχει χαρακτηριστεί από την Ευρωπαϊκή Ένωση ως υψηλού κινδύνου για νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, όταν ο πελάτης/ προμηθευτής είναι ΠΕΠ, ή όταν η αξία της συναλλαγής είναι πολύ μεγάλη.
ΕΞΑΚΡΙΒΩΣΗ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΠΕΛΑΤΗ
Η Εταιρεία , πιστοποιεί την ταυτότητα του πελάτη βάσει αξιόπιστων και ανεξάρτητων πηγών συλλέγοντας επαρκείς σχετικές πληροφορίες. Οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται από ένα ευρύ φάσμα πηγών, οι οποίες θα πρέπει να είναι αξιόπιστες. Η Εταιρεία εξετάζει τις ακόλουθες πηγές πληροφοριών:
- Τον κατάλογο τρίτων χωρών
- Τις πληροφορίες από τις ρυθμιστικές αρχές, όπως οι κατευθυντήριες οδηγίες και η αιτιολόγηση που παρέχεται κατά την επιβολή κανονιστικών προστίμων.
- Τις πληροφορίες από τις κυβερνήσεις, όπως οι εθνικές εκτιμήσεις κινδύνου, οι δηλώσεις πολιτικής και οι προειδοποιήσεις της κυβέρνησης καθώς και τις αιτιολογικές εκθέσεις της συναφούς νομοθεσίας.
- Τις πληροφορίες που λαμβάνονται στο πλαίσιο της διαδικασίας της αρχικής ΔΕΠ και της συνεχούς παρακολούθησης.
Επιπλέον, λαμβάνονται υπόψη:
- Οι γνώσεις και η επαγγελματική εμπειρογνωσία της ίδιας της εταιρείας.
- Οι πληροφορίες από έγκυρες και αξιόπιστες ανοικτές πηγές όπως αναφορές σε εφημερίδες εγνωσμένου κύρους.
- Οι πληροφορίες από την κοινωνία των πολιτών, όπως δείκτες διαφθοράς και εκθέσεις ανά χώρα.
- Οι πληροφορίες από έγκυρους και αξιόπιστους εμπορικούς οργανισμούς, όπως αναφορές κινδύνου και πληροφοριών.
- Οι πληροφορίες από στατιστικές υπηρεσίες και πανεπιστημιακά ιδρύματα.
ΜΗ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΣΕ ΙΔΙΩΤΕΣ
Η Eταιρεία έχει ως πολιτική της να μην πραγματοποιεί πωλήσεις σε ιδιώτες. Με τον τρόπο αυτό περιορίζει και προλαμβάνει περιστατικά ξεπλύματος χρήματος.
ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΕΝΕΡΓΗΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ-ΠΕΛΑΤΗ
Η MetalLogic, πριν την έναρξη οποιασδήποτε συναλλαγής ελέγχει τον ΚΑΔ (Κωδικός Αριθμός Δραστηριότητας) του πελάτη. Ο έλεγχος αυτός αποσκοπεί στη διασφάλιση ότι η σκοπιμότητα της συναλλαγής περιβάλλεται από νομιμότητα.
ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΔ
Η MetalLogic, πριν την έναρξη οποιασδήποτε συναλλαγής ελέγχει τον ΚΑΔ (Κωδικός Αριθμός Δραστηριότητας) του πελάτη. Ο έλεγχος αυτός αποσκοπεί στη διασφάλιση ότι η σκοπιμότητα της συναλλαγής περιβάλλεται από νομιμότητα.
ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ
Η MetalLogic, στα πλαίσια της διαφάνειας των συναλλαγών, εκτελεί όλες τις συναλλαγές της μέσω Τραπέζης. Κατά αυτόν τον τρόπο κάθε συναλλαγή είναι τεκμηριωμένη.
ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΑΞΙΑΣ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ
Η MetalLogic ελέγχει πάντα την ποσότητα, τη συχνότητα αλλά και την αξία των υλικών. Ειδικότερα, είτε πρόκειται για περιστασιακή συναλλαγή είτε για επιχειρηματική σχέση με χρονική διάρκεια, κάθε συναλλαγή ελέγχεται ξεχωριστά.
Αν μια συναλλαγή με τον ίδιο συνεργάτη, παρατηρηθεί ότι έχει μεγάλη διαφορά ως προς την ποσότητα ή ως προς την συχνότητα που διενεργείται, οπότε καθίσταται ασυνήθιστη συγκριτικά με όσες συναλλαγές έχουν διενεργηθεί με τον ίδιο πελάτη έως και τον κρίσιμο χρόνο, τότε ερευνάται κατά πόσο η σκοπιμότητα της εν λόγω συναλλαγής διέπεται από νομιμότητα. Συνεπώς, η αιφνίδια ζήτηση αυξημένων ποσοτήτων καθώς και η μεγαλύτερη συχνότητα ζήτησης αποτελούν ένδειξη περαιτέρω διερεύνησης.
ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΥΨΗΛΟΤΕΡΟΥ ΚΙΝΔΥΝΟΥ
Σε περίπτωση που υπάρχει εκτίμηση υψηλότερου κινδύνου, η Εταιρεία εφαρμόζει αυξημένα μέτρα ΔΕΠ. Τα αυξημένα μέτρα ΔΕΠ δεν αντικαθιστούν τα κανονικά μέτρα ΔΕΠ, αλλά εφαρμόζονται συμπληρωματικά προς αυτά. Οι περιπτώσεις στις οποίες η Εταιρεία εφαρμόζει αυξημένα μέτρα ΔΕΠ είναι οι εξής:
- Όταν ο πελάτης ή ο πραγματικός δικαιούχος είναι ΠΕΠ.
- Όταν η εταιρεία συνάπτει σχέση ανταπόκρισης που περιλαμβάνει την εκτέλεση πληρωμών με ίδρυμα τρίτης χώρας (άρθρο 19).
- Όταν η εταιρεία διατηρεί επιχειρηματική σχέση ή πραγματοποιεί συναλλαγή στην οποία εμπλέκονται τρίτες χώρες υψηλού κινδύνου (άρθρο18).
- Όλες τις συναλλαγές που είναι: πολύπλοκες, ασυνήθιστα μεγάλες, ασυνήθιστου είδους, χωρίς προφανή οικονομικό ή νόμιμο σκοπό.
ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΟΛΙΤΙΚΩΣ ΕΚΤΕΘΕΙΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ
Η Διοίκηση της Εταιρείας λαμβάνει υπόψη τον κατάλογο των σημαντικών δημόσιων λειτουργημάτων που εξέδωσε η επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 20α , παράγραφος 3 της Οδηγίας (ΕΕ) 2015/849. Μέσω μια ειδικής φόρμας την οποία η εταιρεία χρησιμοποιεί στις συναλλαγές της, ελέγχει εάν ο υποψήφιος πελάτης ή/και προμηθευτής της εμπίπτει στο πεδίο ορισμού των ΠΕΠ. Η φόρμα αυτή συμπληρώνεται υποχρεωτικά κατά το στάδιο της Αρχικής Δέουσας Επιμέλειας και περιλαμβάνει ερωτήσεις που οδηγούν στο συμπέρασμα αν το υπό κρίση πρόσωπο είναι ΠΕΠ ή όχι.
ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΤΗΣ ΠΗΓΗΣ ΠΛΟΥΤΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ
Η Διοίκηση της Εταιρείας πριν προχωρήσει σε οποιαδήποτε συναλλαγή ασκεί ενδελεχή έλεγχο που αφορά την πηγή του πλούτου και του κεφαλαίου του υποψήφιου πελάτη ή/και προμηθευτή. Η επαλήθευση της πηγής του πλούτου και του κεφαλαίου μπορεί να επιτευχθεί με βάση τις δηλώσεις ΦΠΑ και τις φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος , με τα αντίγραφα των ελεγμένων λογαριασμών, με τα εκκαθαριστικά σημειώματα μισθοδοσίας, με δημόσια έγγραφα ή αναφορές σε ανεξάρτητα μέσα ενημέρωσης. Στην επαλήθευση της πηγής πλούτου και κεφαλαίου συντελεί και η αύξηση της συχνότητας επανεξέτασης ώστε να λαμβάνεται η βεβαιότητα ότι η εταιρεία εξακολουθεί να είναι σε θέση να διαχειρίζεται τον κίνδυνο που συνδέεται με την επιμέρους επιχειρηματική σχέση ή να συνάγεται το συμπέρασμα ότι η σχέση δεν ανταποκρίνεται πλέον στη διάθεση της εταιρείας για ανάληψη κινδύνων και να διευκολύνεται ο εντοπισμός τυχόν συναλλαγών που απαιτούν περαιτέρω επανεξέταση, μεταξύ άλλων με τους ακόλουθους τρόπους:
- Αύξηση συχνότητας ελέγχου του προφίλ του κινδύνου του πελάτη και αν ο κίνδυνος εξακολουθεί να είναι διαχειρίσιμος
- Εξασφάλιση της έγκρισης των ανωτέρων διοικητικών στελεχών για την έναρξη (ή τη συνέχιση) της επιχειρηματικής σχέσης προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα ανώτερα διοικητικά στελέχη έχουν επίγνωση του κινδύνου στον οποίο εκτίθεται η εταιρεία και ότι μπορούν να λάβουν τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το αν διαθέτουν τα κατάλληλα μέσα για την διαχείριση του εν λόγω κινδύνου
- Διενέργεια πιο συχνής ή εμπεριστατωμένης παρακολούθησης των συναλλαγών προκειμένου να εντοπίζονται τυχόν ασυνήθιστες ή μη αναμενόμενες συναλλαγές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την εξακρίβωση του προορισμού των κεφαλαίων ή τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιούνται ορισμένες συναλλαγές.
ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΤΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ
Σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στην ΠΟΛ 1200/2018, η Εταιρεία πραγματοποιεί έλεγχο ώστε να επιβεβαιώσει ότι ο πελάτης ή/και προμηθευτής της έχει καταχωρηθεί στο Μητρώο Πραγματικών Δικαιούχων. Η επαλήθευση αυτή επιτυγχάνεται μέσω τις προσκόμισης ορισμένων στοιχείων από τους ίδιους τους πελάτες τα οποία βεβαιώνουν ότι είναι οι πραγματικοί δικαιούχοι.
Συγκεκριμένα, οι υποψήφιοι πελάτες ή/και προμηθευτές υποχρεούνται στην προσκόμιση των εξής βεβαιωτικών εγγράφων:
ΠΙΝΑΚΑΣ Α - Εάν πρόκειται για Φυσικά Πρόσωπα:
Στοιχεία Πιστοποίησης της Ταυτότητας του Πελάτη | Ενδεικτικά έγγραφα Επαλήθευσης Ταυτοποίησης του Πελάτη |
|---|---|
Ονοματεπώνυμο και Πατρώνυμο Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας ή Διαβατηρίου Εκδούσα Αρχή Ημερομηνία και Τόπος Γέννησης Υπηκοότητα Χώρα Διαμονής Διεύθυνση Κατοικίας Τηλέφωνο Επικοινωνίας Ασκούμενο Επάγγελμα (ανεξαρτήτως εάν πρόκειται για ιδιώτη ή επαγγελματία) Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) | Δελτίο Αστυνομικής Ταυτότητας Δελτίο Ταυτότητας Ομογενούς Διαβατήριο σε Ισχύ Απόφαση Χορήγησης ή ανανέωσης άδειας διαμονής ή παραμονής σε ισχύ Πρόσφατος Λογαριασμός Οργανισμού Κοινής Ωφέλειας Μισθωτήριο Συμβόλαιο Βεβαίωση του Εργοδότη Αντίγραφο Πρόσφατης Μισθοδοσίας Επαγγελματική Ταυτότητα Βεβαίωση Ασφαλιστικού Φορέα Βεβαίωση Απόδοσης ΑΦΜ |
ΠΙΝΑΚΑΣ B - Εάν πρόκειται για Κεφαλαιουχικές Εταιρείες , Ανώνυμες Εταιρείες (Α.Ε.), Εταιρείες Περιορισμένης Ευθύνης:
Στοιχεία Πιστοποίησης της Ταυτότητας του Πελάτη | Ενδεικτικά έγγραφα Επαλήθευσης της Ταυτότητας του Πελάτη |
|---|---|
* Επωνυμία, έδρα, διάρκεια, σκοπός, ονόματα των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και προκειμένου για Ε.Π.Ε., ονόματα των εταίρων της * Νόμιμοι εκπρόσωποι της Εταιρείας και τα στοιχεία πιστοποίησης της ταυτότητάς τους καθώς και των τυχόν πραγματικών δικαιούχων (κατά την έννοια της παρ. 17 του άρθρου 3 του Ν. 4557/2018), όπως αυτά ορίζονται στον Πίνακα Α * Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) | * Αντίγραφο του δημοσιευμένου στο ΓΕΜΗ καταστατικού και τυχόν τροποποιήσεων αυτού * Αντίγραφο πράξης διορισμού των προσώπων που ασκούν την διαχείριση της Εταιρείας και του νόμιμου εκπροσώπου της * Τα κατά περίπτωση οριζόμενα έγγραφα στον Πίνακα Α (για τους νόμιμους εκπροσώπους και τυχόν πραγματικούς δικαιούχους) * Βεβαίωση έναρξης εργασιών μη φυσικού προσώπου |
ΠΙΝΑΚΑΣ Γ - Εάν πρόκειται για Προσωπικές Εταιρείες:
Στοιχεία Πιστοποίησης της Ταυτότητας του Πελάτη | Ενδεικτικά έγγραφα Επαλήθευσης της Ταυτότητας του Πελάτη |
|---|---|
* Επωνυμία, έδρα, διάρκεια, σκοπός, ονόματα εταίρων. * Νόμιμοι εκπρόσωποι της Εταιρείας και τα στοιχεία πιστοποίησης της ταυτότητάς τους καθώς και των τυχόν πραγματικών δικαιούχων (κατά την έννοια της παρ. 17 του άρθρου 3 του Ν. 4557/2018), όπως αυτά ορίζονται στον Πίνακα Α * Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) | * Αντίγραφο του δημοσιευμένου στο ΓΕΜΗ καταστατικού και τυχόν τροποποιήσεων αυτού * Τα κατά περίπτωση οριζόμενα έγγραφα στον Πίνακα Α (για τους νόμιμους εκπροσώπους και τυχόν πραγματικούς δικαιούχους) * Βεβαίωση έναρξης εργασιών μη φυσικού προσώπου |
ΠΙΝΑΚΑΣ Δ - Λοιπά Νομικά Πρόσωπα ή Οντότητες χωρίς Νομική Προσωπικότητα
Στοιχεία Πιστοποίησης της Ταυτότητας του Πελάτη | Ενδεικτικά έγγραφα Επαλήθευσης της Ταυτότητας του Πελάτη |
|---|---|
* Επωνυμία, έδρα, διάρκεια, σκοπός, ονόματα εταίρων. * Νόμιμοι εκπρόσωποι, διευθυντικά όργανα και τα στοιχεία πιστοποίησης της ταυτότητάς τους καθώς και των τυχόν πραγματικών δικαιούχων (κατά την έννοια της παρ. 17 του άρθρου 3 του Ν. 4557/2018), όπως αυτά ορίζονται στον Πίνακα Α * Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) | * Αντίγραφα των προβλεπόμενων νομιμοποιητικών εγγράφων καθώς και των τυχόν σχετικών τροποποιήσεων τους.
* Τα κατά περίπτωση οριζόμενα έγγραφα στον Πίνακα Α (για τους νόμιμους εκπροσώπους και τυχόν πραγματικούς δικαιούχους) * Βεβαίωση έναρξης εργασιών μη φυσικού προσώπου |
Αν ο πελάτης ενεργεί μέσω εξουσιοδοτημένου προσώπου, η Διοίκηση της η Εταιρείας εξακριβώνει και επαληθεύει και την ταυτότητα του προσώπου αυτού όπως και τα στοιχεία νομιμοποίησης του.
Αν ο πελάτης είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή οντότητα χώρας του εξωτερικού η Διοίκηση της Εταιρείας πιστοποιεί την ταυτότητά του σύμφωνα με τα ως άνω οριζόμενα από την ΠΟΛ 1200/2018. Ως έγγραφα επαλήθευσης απαιτούνται οποιαδήποτε νομιμοποιητικά έγγραφα που εκδίδονται από τις αρμόδιες αρχές της χώρας προέλευσης του πελάτη συμπεριλαμβανομένων τυχόν βεβαιώσεων ή εγγράφων των αρμόδιων αρχών που τηρούν σχετικά μητρώα και δεδομένα ή άλλα αποδεικτικά εν γένει έγγραφα σύμφωνα με τη νομοθεσία της χώρας αυτής. Σε περίπτωση που αυτό κριθεί αναγκαίο, η Εταιρεία ζητά επίσημη μετάφραση των απαιτούμενων εγγράφων για την κατανόηση του περιεχομένου τους.
ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΚΑΙ ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ
Η Διοίκηση της Εταιρείας έχει ορίσει συγκεκριμένη διαδικασία αναφοράς ύποπτων συναλλαγών. Σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 22 του Ν. 4557/2018 το προσωπικό της Εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων και των διευθυντικών στελεχών, υποχρεούνται να ενημερώσουν τον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης που έχει οριστεί, όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας . Το προσωπικό υποχρεούται να αναφέρει ακόμη και απόπειρα ύποπτης συναλλαγής στον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης. Ο Υπεύθυνος Συμμόρφωσης εν συνεχεία αναφέρει το περιστατικό ή την απόπειρα αυτού στην Αρχή. Επιπλέον, σε περίπτωση αναφοράς τέτοιου περιστατικού στην Αρχή ή σε οποιαδήποτε άλλη αρχή που είναι επιφορτισμένη με ανάλογα καθήκοντα ελέγχου ΞΒΧ/ΧΤ, το προσωπικό υποχρεούται να παρέχει όλες τις απαιτούμενες σχετικές με το περιστατικό πληροφορίες, που θα του ζητηθούν.
Η Εταιρεία δεσμεύεται ότι η καλόπιστη γνωστοποίηση πληροφοριών προς τον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης δεν συνεπάγεται οποιουδήποτε είδους ευθύνη για το αναφέρον πρόσωπο, ούτε μπορεί να αποτελέσει λόγο καταγγελίας της εργασιακής σύμβασης ή μεταβολής των όρων αυτής επί το δυσμενέστερο για αυτό (το αναφέρον πρόσωπο). Τα πρόσωπα που τυχόν θα αναφέρουν τέτοιο περιστατικό, απόπειρα ή υπόνοια αυτού, προστατεύονται από πιθανές περιπτώσεις εκδίκησης ή εκφοβισμού και τυγχάνουν νομικής προστασίας από ενέργειες που είναι δυσμενείς ή εισάγουν διακρίσεις. Για το λόγο αυτό έχει θεσπιστεί ειδικός μηχανισμός αναφοράς και η μεταχείριση είναι διακριτική. Το αναφέρον πρόσωπο αναφέρει στον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης την υπόνοια, την απόπειρα ή το περιστατικό ΞΒΧ/ΧΤ και ο Υπεύθυνος Συμμόρφωσης το καταγγέλλει στην Αρχή χωρίς να γνωστοποιηθεί στο υπόλοιπο προσωπικό το όνομα του αναφέροντος προσώπου. Η καταγγελία επιπλέον μπορεί να γίνει και ανώνυμα, εσωτερικά προς διασφάλιση του καλού κλίματος συνεργασίας και την αποτροπή αντιποίνων. Για την ανώνυμη καταγγελία υπάρχει συγκεκριμένη διαδικασία. Ο εκάστοτε εργαζόμενος δύναται να συντάξει την αναφορά/καταγγελία και να την απορρίψει στο ειδικό κουτί αναφορών/καταγγελιών. Ο Υπεύθυνος Συμμόρφωσης είναι το μόνο πρόσωπο που έχει πρόσβαση στο κουτί καταγγελιών και προβαίνει σε έλεγχο του περιεχομένου του κάθε εβδομάδα. Οι παραπάνω διαδικασίες ελέγχονται και εγκρίνονται από την Διοίκηση.
ΦΥΛΑΞΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΠΟ ΥΠΟΧΡΕΑ ΠΡΟΣΩΠΑ
Ως αρχείο και στοιχεία της εταιρείας λογίζονται τα έγγραφα εξακρίβωσης και επαλήθευσης του πελάτη βάσει εγγράφων, δεδομένων ή πληροφορίων τα οποία συγκεντρώθηκαν από αξιόπιστη και ανεξάρτητη πηγή και συμπεριλαμβάνουν και τα μέσα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης. Στην περίπτωση που ο πελάτης ενεργεί μέσω εξουσιοδοτημένου προσώπου, η Εταιρεία εξακριβώνει και επαληθεύει και την ταυτότητα του προσώπου αυτού, όπως και τα στοιχεία νομιμοποίησης του. Η MetalLogic, απόλυτα συμμορφούμενη με τα άρθρα 13 και 30 του Ν.4557/2018, μεριμνά για την τήρηση/ φύλαξη αρχείου εγγράφων και πληροφοριών. Όλα τα σχετικά αρχεία της Εταιρείας τηρούνται για περίοδο 5 ετών μετά το τέλος της επιχειρηματικής σχέσης ή την ημερομηνία της περιστασιακής συναλλαγής, εκτός εάν σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στο νόμο το αρχείο πρέπει να διατηρηθεί για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα και πάντως με ανώτατο χρονικό όριο τα δέκα (10) έτη. Η τήρηση των αρχείων πραγματοποιείται τόσο σε φυσική όσο και σε ηλεκτρονική μορφή, με τρόπο ώστε να επιτρέπεται η εύκολη ανάκτησή τους και πρόσβαση σε αυτά όταν απαιτείται.
Όλες οι διαδικασίες τηρήσεως αρχείων είναι διαμορφωμένες με τρόπο που διασφαλίζουν την προστασία της εμπιστευτικότητας και εν γένει τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Επιπλέον, γίνεται τακτικός έλεγχος από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση εμπιστευτικότητας και ασφάλειας της πληροφορίας και λαμβάνονται μέτρα όταν κρίνεται αναγκαίο.
ΣΥΝΕΠΕΙΕΣ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
Οποιαδήποτε αποτυχία/ αδυναμία συμμόρφωσης με τις προβλέψεις της παρούσας Πολιτικής θα μπορούσε ενδεχομένως να οδηγήσει στην εμπλοκή της εταιρίας σε σοβαρά συμβάντα/ γεγονότα ΞΒΧ/ΧΤ προκαλώντας στη συνέχεια ενδεικτικά:
- Δυσφήμιση της MetalLogic, με αρνητικές δυνητικά επιπτώσεις στην επιχειρηματική της συνέπεια.
- Επιβολή στην εταιρία υψηλών χρηματικών προστίμων, ποινικών και διοικητικών κυρώσεων.
- Παρεμπόδιση των εταιρικών στρατηγικών σχεδίων και στόχων
- Επιβολή προσωποποιημένων διοικητικών ή/και ποινικών, ή/και οικονομικών κυρώσεων στα ενδιαφερόμενα μέρη